Le compte rendu de réunion, ou minutes, est un outil de travail qui sert à
- consigner les éléments essentiels abordés pendant la réunion
- acter les décisions prises
- lister les actions à mener suite aux décisions prises
Si le critère principal pour la rédaction d’un compte rendu de réunion efficace est certainement une réunion bien organisée, il existe également quelques clés qui permettent d’en optimiser l’utilité et l’ergonomie. En effet, le compte rendu, au delà d’être une archive écrite consignant ce qui s’est dit durant une réunion, est un réel outil de travail permettant d’organiser un projet et d’en assurer le suivi.
Clé 1 : Utilisez le bon format de compte rendu de réunion
L’utilisation d’un canevas de prise de notes permet de commencer la rédaction du compte rendu pendant la réunion. Il peut également servir de support à la validation d’un plan d’action en fin de réunion, ce qui permet d’éviter les surprises lors de l’envoi et du temps perdu en discussions de mise au point.
Si votre entreprise ne possède pas de modèle standard de compte rendu de réunion, il peut être pertinent d’en créer un pour le suivi d’un projet, l’organisation d’un service, etc. Un format unique permet de faciliter la lecture, puisque les destinataires savent automatiquement où trouver les informations dont ils ont besoin.
Clé 2 : Soyez exhaustif mais concis
Il n’est pas nécessaire de retranscrire chaque échange dans le détail. Les discussions d’une réunion servent à répondre à des objectifs fixés au préalable et à organiser les actions à mettre en place et leur suivi. C’est cela que l’on doit retrouver dans un compte rendu de réunion.
Pensez donc à inclure systématiquement les informations suivantes :
- La date et le sujet de la réunion
- Le nom des participants présents et excusés
- L’ordre du jour (agenda)
- Le relevé des décisions
- Le plan d’action
Dans le cadre de projets, pensez également à lister les actions encore en cours figurant dans le compte rendu de la réunion précédente (reprendre le dernier plan d’action et en supprimer les actions achevées).
L’utilisation d’un plan d’action sous forme de tableau peut être utile, vous pouvez y inclure les informations suivantes:
- Objectif
- Actions
- Responsable
- Délai
Clé 3 : N’attendez pas pour envoyer votre compte rendu de réunion
Un compte rendu doit idéalement être envoyé sous 24 heures pour une réunion standard d’une heure. Pour les réunions plus conséquentes, on peut se permettre de laisser passer 3 jours ouvrés pour produire un document de bonne qualité et/ou permettre une validation si celle-ci est nécessaire.
Gardez à l’esprit que si vous attendez trop longtemps, les points cruciaux de la réunion ne seront plus frais, ni dans votre tête, ni dans celle des participants. Comme cela demandera un effort supplémentaire à tout le monde, votre compte rendu de réunion atterrira directement aux archives. Plus vous l’enverrez rapidement, meilleurs seront la compréhension et l’engagement des destinataires sur le suivi de la réunion.
Clé 4 : Envoyez votre compte rendu aux bonnes personnes
Le compte rendu de réunion doit évidemment être envoyé à toutes les personnes présentes à la réunion, mais aussi à celles qui ont été excusées et éventuellement aux personnes directement concernées par les décisions et par les actions qui en découlent. Pour ces dernières, vous obtiendrez un meilleur engagement si vous les contactez directement. Nous avons tous des agendas bien remplis, la lecture d’un compte rendu de réunion à laquelle nous n’étions pas conviés arrive généralement en bas de notre liste de choses à faire, vous pourrez ainsi vous assurer qu’elles prendront bien connaissance des informations qui les concernent.
Clé 5 : Soignez la forme, donnez envie de lire
Combien de fois avez-vous reçu le message suivant : vous trouverez ci-joint le compte rendu de la réunion…? Avez-vous ouvert le fichier joint ? Probablement pas.
Pour vous assurer que le compte rendu de réunion sera lu et que le plan d’action sera suivi, pensez à inclure ce dernier dans l’email avec les “qui”, “quoi” et “quand” (d’où l’intérêt d’utiliser un format tableau). Ainsi, chaque destinataire pourra voir d’un simple coup d’oeil ce qui le concerne et consulter le compte rendu pour plus de détails si nécessaire.
De même, afin de faciliter la vie de tout le monde, pensez à joindre au compte rendu toutes les présentations et documents de travail qui ont été utilisés pendant la réunion, même si ceux-ci avaient déjà été envoyés avec l’ordre du jour. Cela évitera aux destinataires de faire des recherches dans leur boîte mail et de perdre un temps précieux.
Pour terminer, pensez à soigner l’orthographe et la présentation car ce qu’il faut retenir de tout cela, c’est que le compte rendu de réunion est un vrai outil de travail et de communication : il doit être intelligible, facile d’utilisation et apporter une valeur ajoutée à celui qui l’utilise. Si ce n’est pas le cas, vous avez perdu votre temps et celui de vos destinataires. N’hésitez pas à leur demander leur avis !